Arkiveringsinstitutioner gemmer ikke kun dokumenter, men giver også borgerne adgang til arkivoplysninger. En af måderne at realisere denne mulighed på er adgang til arkivdokumenter i læsesalene. Lad os se nærmere på, hvem der kan besøge læsesalerne, og hvordan de fungerer.
Læsestuer i de statslige historiske arkiver er nødvendige, så besøgende kan arbejde med dokumenter. Som regel arbejder forskere med dokumenter med det formål at skrive videnskabelige artikler, artikler, bøger såvel som dem, der udarbejder slægtsforskningstræer.
For at komme til læsesalen skal du komme til arkivet med et identitetskort (pas, kørekort), udfylde et ansøgningsskema og en ansøgning, der angiver emnet for arbejdet. I mange arkiver kan dette nu ske via e-mail, sende scannede dokumenter, og når du besøger læsesalen, skal du give dem i deres originale form.
De, der leder efter slægtninge, hvis oplysninger er nødvendige i de sidste 75 år, skal have dokumenter, der viser, at de er slægt med dem. Så hvis du har brug for information om at tilslutte dig din bedstefars Komsomol på fars side, skal du have din fars dokumenter og dine dokumenter med dig (fødselsattest, pas, hvor du kan spore efternavnet, samt et ægteskabsattest for kvinder). Derudover skal en medarbejder på læsesalen gøre besøgende bekendt med arbejdsreglerne.
Efter papirarbejde i læsesalen får den besøgende vejledninger og andre metodologiske hjælpemidler: lister, registre over varebeholdninger, indekser, kataloger) Derefter er brugeren allerede fortrolig med fondens beholdninger.
Arkiveringsopgørelse er et arkivfortegnelse, der indeholder en systematiseret liste over arkivfondens lagringsenheder, indsamling og beregnet til deres regnskab og videregivelse af indhold.
Den besøgende udarbejder en anmodning, hvor han angiver de valgte sager. Grænser for antallet af sager fastlægges af arkiverne i overensstemmelse med arbejdsreglerne. Forskeren vil ikke være i stand til at modtage filerne med det samme, men efter den tid, der også er fastlagt i arkivets regler. Normalt er tidsperioden 1 til 3 dage. Faktum er, at tusinder af dokumenter er gemt i arkiverne, og det er simpelthen umuligt at hente dem hurtigt. Sager opbevares i store arkiver, som endda kan være placeret i forskellige bygninger, hvis arkivet har flere bygninger. Derfor tager det tid at finde sager. Derudover skal medarbejderne, inden de udsteder dem, gennemse hver sag ark for side og registrere tilstedeværelsen af alle dokumenter. Først efter dette vil sagerne kunne komme ind i læsesalen.
Du skal også være forberedt på, at visse dokumenter kan lukkes for brugere. Dette skyldes hemmeligholdelsen af visse oplysninger (statshemmeligheder, personlige oplysninger osv.). Begrænsede dokumenter kan kun ses af arkivmedarbejdere. Hvis forskeren har brug for visse oplysninger fra sådanne dokumenter, kan han bestille et certifikat (socio-juridisk eller tematisk undersøgelse), der udføres inden for den fastsatte tidsramme.
Desuden kan begrænsningen undertiden tilskrives dokumentets dårlige fysiske tilstand.
Efter at være udstedt til læsesalen har forskeren ret til at arbejde med dokumenter, lave uddrag af dem. Kopiering (fotografering, scanning, fotokopiering) er som regel en betalt tjeneste.
Når forskeren har udført det nødvendige arbejde, afleveres filerne til medarbejderen på læsesalen, der overfører dem til arkivlageret. Arkiverne kontrollerer tilstedeværelsen og tilstanden af dokumenterne en side ad gangen og sætter dem derefter på plads.
Visse regler er udviklet om, hvad der kan og kan gøres på læsesalen. Så for eksempel er det strengt forbudt at bringe mad til læsesalen, komme i overtøj med store poser og pakker. Det er bedre at arbejde med dokumenter med handsker - på denne måde kan du forlænge deres sikkerhed og beskytte dig mod støv. Faktum er, at efter at du har vendt med fingrene, forbliver svedfede spor på papiret på arkene, hvilket også ødelægger det. Du kan selvfølgelig ikke rive arkene, rive dem ud af sagen, skrive på dem. Hvert arkivdokument indeholder trods alt en historie. Han er unik i sig selv. Jo længere vi kan gemme dokumenter, jo længere kan de tjene os til vores fordel.
