HR-afdelingen i enhver organisation står ofte over for behovet for at ændre medarbejdernes personlige data. Hvordan genudstiller man en ansættelseskontrakt, arbejdsbog og medarbejderens personlige kort i forbindelse med ændring af efternavn?
Instruktioner
Trin 1
Accepter fra medarbejderen en ansøgning om ændring af personoplysninger i forbindelse med ændring af efternavnet (af familie og andre grunde). Udsted en ordre om behovet for at foretage ændringer i alle medarbejderdokumenter, der administreres af HR-afdelingen og regnskab. Ordren skal registreres i ordreloggen. Gør personaleafdelingen, regnskabsafdelingen og medarbejderen bekendt med ordren.
Trin 2
Inden der foretages ændringer i ansættelseskontrakten, skal der indgås en frivillig aftale med medarbejderen. Efter aftalens indgåelse kan ændringer foretages i kontrakten ved at krydse det gamle navn og indskrive et nyt over den tilsvarende kolonne. For at bekræfte lovligheden af ændringerne skal du angive navnet og nummeret på det dokument, på grundlag af hvilket ændringerne blev foretaget (f.eks. Ægteskab / skilsmisse). Derefter certificeres dataene, der er ændret i kolonnen “Efternavn”, af arbejdsgiveren og medarbejderen.
Trin 3
Baseret på de dokumenter, der bekræfter lovligheden af ændringer i medarbejderens personlige data, foretages der også ændringer til arbejdsbogen (på første side eller titelside). Det forrige efternavn stryges over med en linje, hvorefter et nyt vises øverst i denne post. Links til de relevante certifikater (og andre dokumenter) er angivet på indersiden af omslaget til arbejdsbogen. Og det er denne optegnelse, der er certificeret ved arbejdsgiverens underskrift og HR-afdelingen.
Trin 4
På medarbejderens personlige kort krydses hans fornavne efternavn med en linje, og et nyt vises næste (eller over). Navnet og nummeret på dokumentet, på baggrund af hvilke ændringerne foretages, er angivet overfor kolonnen "Efternavn". Oplysninger om dokumentet kan indtastes i X-kolonnen på det personlige kort ("Yderligere oplysninger"). Disse ændringer skal certificeres af en HR-officer.
