I dag er breve allerede ved at blive en sjældenhed og fortiden. Dette gælder dog ikke forretningskorrespondance. Et officielt brev er et dokument ved hjælp af hvilket der oprettes kontakter, og alle hovedfaser i forretningsforbindelser registreres. Evnen til korrekt at skrive en forretningsmeddelelse afspejler modstanderens og hele virksomhedens kvalifikationer.
Er det nødvendigt
- - et stykke papir
- - pen eller computer med printer
Instruktioner
Trin 1
Brug officielt brevpapir til dit forretningsbrev. Uanset om dokumentet er skrevet i elektronisk form eller i hånden, skal det indeholde det afsendende selskabs logo. Derudover skal brevhovedet omfatte telefonnumre, faxnumre, websted og e-mail-adresser og virksomhedens postadresse. Glem ikke at efterlade margener ved kanterne, som er nødvendige for at give mulighed for arkivering i arkivmappen: 3 cm i venstre side og 1,5 cm til højre.
Trin 2
Hold dig til en formel stil, når du skriver dit brev. Forretningsdokumentet skal være entydigt. Sørg for at medtage emnet i din e-mail. Brug ikke humørikoner i forretningskorrespondance. I tilfælde af fortsættelse af korrespondancen er det nødvendigt at efterlade et brev i form af et tilbud, som svaret skrives til. Det er ikke nødvendigt at citere hele teksten i sin helhed, du kan kun begrænse dig til de fragmenter, som svarene er sammensat til. I dette tilfælde vil det være lettere for modstanderen at forstå forbindelsen mellem dit svar og hans brev.
Trin 3
Start et forretningsbrev med en høflig adresse, for eksempel: "Kære Ivan Petrovich!" Appellen skal være centreret på siden. Navnet er skrevet fuldt ud, brug af initialer i dette tilfælde er uacceptabelt. Dette efterfølges af en indledende del, hvor formålet med brevet skal sammenfattes. Dokumentets hovedtekst er det næste afsnit, der beskriver, hvordan man løser de vigtigste problemer. Konklusionen er en sammenfatning samt en appel til adressaten med en erklæring om afsenderens forventninger fra adressaten eller med et specifikt forslag til løsning af det spørgsmål, der er behandlet i brevet.
Trin 4
Vær så korrekt som muligt i den sidste del. Tag aldrig beslutninger for din adressat. Bedre udtrykkeligt håb om, at problemet efter din mening vil blive løst på den bedste måde. Det er uetisk at skynde adressaten ved hjælp af ord som "straks" og "presserende." Brug en mere korrekt form: "Giv et svar inden for en sådan tid." I et forretningsbrev skal underskriften være i en formel form. For eksempel: "Med venlig hilsen Ivan Sergeevich Vasiliev." Inkluder også din titel, kontaktoplysninger og firmanavn i din signatur.
