I dag, når mange af de russiske virksomheder har forretningspartnere i udlandet, er udvekslingen af delegationer blevet normen. Dette hjælper med at stifte bekendtskab med produktionen på stedet, personligt stifte bekendtskab med dem, man skal arbejde sammen med, vurdere situationen og hurtigt løse forretningsproblemer. Når du møder en delegation, er der nogle organisatoriske spørgsmål at overveje.
Instruktioner
Trin 1
På forberedelsesstadiet skal du diskutere delegationens størrelse under hensyntagen til, at arbejdsproblemer løses jo hurtigere, jo mindre er den. Vælg også opstillingen på din side, så antallet af deltagere er omtrent det samme som antallet af dem, du vil møde. Diskuter hvilket sprog forhandlingerne vil blive afholdt på, og forbered en tolk, selvom gæsterne kommer med deres eget.
Trin 2
Find ud af om de spørgsmål, der er kompetente til at løse dette eller det andet medlem af delegationen, da underkastelse i Vesten overholdes meget nøje. Du bør henvende dig til en af gæsterne for at være sikker på, at han ifølge hans pligter har ret til at give oplysninger.
Trin 3
Diskuter på forhånd de problemer, der skal løses, og forbered alt det materiale, der kan være nødvendigt. Diskuter hvilke dokumenter der vil blive underskrevet efter afslutningen af forhandlingerne. Enig om en tidsplan - hvornår de starter, hvor længe de varer, og hvornår der bliver pauser.
Trin 4
Hvis delegationen ledes af en betydelig nok person, skal du sende invitationen snarest muligt for at understrege respekt og øge sandsynligheden for, at besøget finder sted, og at personen ikke har andre møder planlagt i løbet af denne tid.
Trin 5
Forbered et separat, behageligt mødelokale, og sørg for, at hver mødedeltager får et behageligt sted. Lager op på læskedrikke, kaffe, kiks og smukke retter. Glem ikke at sætte askebægre på, hvis du ikke har noget imod det, så de tilstedeværende kan tænde en cigaret under mødet.
Trin 6
Enig om det vil være nødvendigt at registrere forhandlingerne, samtykke skal gives af begge parter. Sørg for, at gæsterne sidder mod døren, dette psykologiske trick får dem til at føle sig mere afslappede. Og sørg for at du ikke bliver distraheret af telefonopkald under mødet.
Trin 7
Det er bedre for en smuk og smilende pige at møde delegationen og tage den til stedet for forhandlingerne. Hun kan vente på gæster i lobbyen i bygningen, hvor forhandlingerne vil blive afholdt. Når gæsterne ankommer til mødestedet, er det nødvendigt straks at introducere begge delegationer for hinanden, så de, der ønsker at sidde ved siden af dem, kan gøre det.
