Dokumenter kan underskrives på flere måder. Dens design afhænger af dokumenttypen og bestemmes af statslige standarder for ledelsesdokumentation og føderale love.
Ordene "underskrift" og "liste" er paronymer, det vil sige ord med samme rod, der har samme lyd. En signatur er en håndskrevet stavning af et efternavn, et personligt tegn til certificering af et dokument, det er lige så individuelt som et fingeraftryk. Uden en underskrift betragtes dokumentet som ugyldigt. Maleri er derimod et ornamentalt eller plotmaleri, der dekorerer vægge, fade, stoffer osv. For eksempel maleri "under Khokhloma". Udtrykket "under underskrift" i lovgivningen bruges i betydningen af verbet "tegn". En fax (fac simile - gør noget lignende) er en segl, en kliché, ved hjælp af hvilken den håndskrevne underskrift fra en person, der underskriver mange dokumenter, gengives. Hun er forsikret om store mængder af de papirer, der ikke indebærer materielt ansvar - certifikater, breve. Fax er efterspurgt i virksomheder med en stor arbejdsgang, hvor lederen ikke er i stand til at lægge en personlig signatur på alle papirer. I henhold til civilretten i Den Russiske Føderation har faxdokumenter juridisk kraft. Fax anbefales ikke til brug på officielle dokumenter. Det er forbudt ved lov at lægge klichéer på nogle dokumenter med streng rapportering. Personen lægger personligt signaturen på dokumentet. En fax kan leveres af enhver person, der er autoriseret til at udføre en sådan handling. Proceduren for opbevaring og brug af klichéer i en organisation er normalt foreskrevet i en lokal lov - regler, instruktioner. Den specificerer en liste over papirer, på hvilke faxer der kan anbringes, og identificerer en person eller gruppe af personer, hvis opgaver inkluderer at sikre klichéens sikkerhed og dets anvendelse. Derudover er ansvar for overtrædelse af denne ordre ordineret. Med udviklingen af elektronisk teknologi er der kommet en elektronisk signatur. Et digitalt dokument underskrevet med en sådan signatur anerkendes i tilfælde, hvor det ikke er nødvendigt at udarbejde et dokument på papir. Spørgsmålene ved brug af elektroniske signaturer er reguleret af den føderale lov "om elektroniske digitale signaturer".
