I mange tilfælde skal du skrive officielle appelbreve til visse myndigheder. I dag sendes mange af dem elektronisk, selvom reglerne for udarbejdelse forbliver de samme som med de fysiske versioner. Så hvordan skal du udarbejde sådan dokumentation korrekt?
Instruktioner
Trin 1
Start med at specificere adressatens position og navn. For eksempel: "Til chefingeniøren for JSC Polad Ivanov SS". Skriv derefter din appel øverst i brevet. Det begynder normalt med ordet "Kære". Dernæst kommer adressatens fulde navn og patronymic. Du kan også skrive "Kære Mr. Ivanov" uden at angive hans navn. Adressen skal placeres nøjagtigt i midten.
Trin 2
Skriv en indledning til dit appelbrev. Angiv klart og kortfattet årsagerne og formålet med dette brev. Adressaten fra dette afsnit skal forstå hele essensen af brevet. Start for eksempel sådan: "Jeg skriver til dig om den utilfredsstillende kvalitet af de lejer, som du har sendt os fra … til …".
Trin 3
Udfyld hoveddelen af brevet. Som regel består den af to til fire afsnit, der udtrykker bekymring over det emne, der er skitseret i præamblen. Også i denne del skal du give udtryk for alle dine tanker om denne sag og om en mulig løsning på problemet. Angiv, hvilke specifikke handlinger adressaten skal tage for at løse dette problem i den nærmeste fremtid. Brug klare deadlines, tal og sætninger.
Trin 4
Skriv en konklusion. I denne del formuleres resuméet af hele appelbrevet. Eksempel: "Jeg er sikker på, at du vil løse denne ubehagelige situation, og i den nærmeste fremtid vil vores samarbejde være det samme som før."
Trin 5
Sæt en officiel underskrift, der består af titlen på stillingen samt dit fulde navn. Dette indledes normalt med: "Med respekt din", "Med venlig hilsen din", "Med håb om yderligere samarbejde" osv. Vælg alt efter situationen.
Trin 6
Lav et efterskrift eller efterskrift. Denne lille sektion er placeret lige under signaturen. Det bruges sjældent i bogstaver i dette format, men stadig nogle gange har det et sted at være. Efterskrift informerer adressaten om nogle vigtige begivenheder i livet for organisationen af forfatteren af brevet. For eksempel: “P. S. Jeg vil gerne meddele dig, at procentdelen af afvisninger i en batch af råvarer, der blev modtaget for 2 dage siden, er steget til 19%!"
