Enhver offentlig eller professionel sammenslutning har et styrende organ, der med den hyppighed, der er specificeret i dets charter, skal indkalde alle interesserede parter til at afholde rapporterings- og valgmøder. Indgang til sådanne møder er åben for alle medlemmer af et givet samfund eller delegerede fra grupper af deltagere og udøver således deres ret til at deltage i dets aktiviteter.
Instruktioner
Trin 1
Tænk på mødedagsordenen. Da rapporten og valget er et af de vigtige spørgsmål, forventes valgdeltagelsen i dette tilfælde at være maksimal. Derfor kan du ud over disse emner medtage andre presserende emner på dagsordenen, som du vil diskutere med medlemmerne af din forening. Beslut på tidspunktet og stedet, hvor rapporterings- og valgmødet skal finde sted. Rummet, hvor det planlægges afholdt, skal være offentligt og rummeligt nok til at rumme alle.
Trin 2
Underret alle interesserede parter om rapporterings- og valgmødet. For at gøre dette skal du sende invitationer med en angivelse af dagsorden, dato og sted for mødet. Send meddelelser med disse oplysninger steder, hvor de kan ses af det største antal medlemmer af foreningen. Placer en sådan annonce i medierne og fjernsynet, hvis det er nødvendigt.
Trin 3
Sørg for, at deltagerregistreringen begynder en halv time før mødet starter. Tildel et tilstrækkeligt antal registratorer, så alle deltagere i starten af begivenheden har mulighed for at indtaste deres personlige data. Normalt er dette efternavn, navn og patronym, organisation eller dens strukturelle enhed, adresse på registreringsstedet eller opholdsstedet, kontaktoplysninger.
Trin 4
Vælg mødets formand og sekretær. Bemærk, at formanden for dit valgte organ ikke kan vælges som formand for forsamlingen. Hvis det er nødvendigt, hvis det leveres af de lovbestemte dokumenter, skal du vælge et legitimationsudvalg, der kontrollerer de stedfortrædendes beføjelser, hvis de vælges blandt grupper af medlemmer af foreningen.
Trin 5
Sekretæren skal føre protokollen. I referatet reflekteres antallet af delegerede eller medlemmer af foreningen til stede på mødet, der blev valgt som formand, sekretær og med hvilke afstemningsresultater.
Trin 6
Formanden for det valgte organ aflægger en rapport om det udførte arbejde. I protokollen skal du afspejle den samlede stemme med en vurdering - om den anerkendes som tilfredsstillende eller ej. Mødet skal høre forslag til en ny sammensætning af det valgte organ, diskutere og stemme om hver kandidat separat. Registrer afstemningsresultaterne i protokollen.
Trin 7
Efter at alle de emner, der er skitseret på dagsordenen, er blevet drøftet, skal mødeformanden lukke den og underskrive mødereferatet sammen med sekretæren.
