Hvis din organisation er eller er udpeget til at holde en videnskabelig konference, er dette ikke kun en hæderlig funktion, men også et godt organisatorisk arbejde, hvor alle de små ting skal tages i betragtning.
Instruktioner
Trin 1
Opret et organisationsudvalg for konferencen, hvis sammensætning bestemmes efter ordre. Udpeg en formand til at lede og koordinere komiteens medlemmer. Bestem tidspunktet for konferencen og vilkårene for det etablerede udvalg. I ordren skal du reflektere over, hvordan du betaler for de ansatte, der er dens medlemmer. Send meddelelsen om konferencen og anfør vedhæftede filer kravene til rapporter, mængden af abstracts og fristen for aflevering.
Trin 2
Beslut om finansieringskilder, dette kan være målrettet finansiering fra budgettet, der tiltrækker sponsorering og midler fra konferencens deltagere selv.
Trin 3
Send invitationer til alle potentielle konferencedeltagere og det planlagte program for konferencen. Beslut om antallet af deltagere og talere, der er villige til at dele deres videnskabelige udvikling og forskningsresultater med kolleger. Spørg deltagerne, hvis de har brug for at reservere et hotelværelse og foretage en reservation.
Trin 4
Enig med trykkeriet om at offentliggøre abstrakterne af rapporterne i en separat brochure og om nødvendigt beordre programmet til arrangementet at distribuere til deltagerne, badges med deres navne, initialer og organisationens navn.
Trin 5
I overensstemmelse med antallet af deltagere skal du bestemme, hvor meget plads du har brug for, og leje et specielt rum, der er udstyret til at afholde arrangementer af denne art. Tænk over, hvilket udstyr der skal ekstraudstyres, tjek tilgængeligheden af det krævede antal computerstikkontakter, projektionsskærme osv. Overvej, hvordan buffeten fungerer, hvor mødedeltagerne kan tage en kop kaffe og en snack i pauserne.
Trin 6
Tænk over konferenceprogrammet, og del det om nødvendigt i sektioner. Overvej hvor sådanne sektioner kan afholdes. Overvej talerne fra konferencegæsterne, arrangørerne og deltagerne i programmet. Bestil papirvarer til konferencedeltagere - badges, notesblokke og kuglepenne er standard.
Trin 7
Opret pakker med dokumenter, reklamemateriale og papirvarer, der skal uddeles til konferencedeltagere sammen med badges.
