På ethvert kontor og i produktion arbejder medarbejdere ofte med forskellige slags dokumenter, så evnen til at udarbejde officielle forretningsdokumenter er nødvendig for alle. Samtidig er der generelle krav, der skal overholdes ved udarbejdelse af ethvert dokument - et forretningsbrev, ordre, position, instruktion osv.
Instruktioner
Trin 1
Begynd at udarbejde dokumentet ved at afklare dets gennemførlighed og den række spørgsmål, der skal løses. Dette hjælper dig med at bestemme dokumenttypen og dens form, som i høj grad bestemmer arten og stilen for præsentationen af dets indhold.
Trin 2
Gennemgå lovgivning og forskrifter fra regeringer og agenturer, der styrer, hvordan disse spørgsmål håndteres. Dette er en meget vigtig fase, der viser din læsefærdighed og giver dig mulighed for at udarbejde et dokument, der fuldt ud opfylder den etablerede procedure til behandling og løsning af arbejdsproblemer. Dette vil også hjælpe med at bestemme adressaten, det godkendende og koordinerende organ og sikre, at indholdet af dette dokument og dets organisations kompetenceform.
Trin 3
Undersøg teksterne til administrative og lovgivningsmæssige dokumenter, så det dokument, der udarbejdes, ikke er i konflikt med dem, ikke duplikerer dem. Til dette er det nødvendigt at have en elektronisk database med sådanne dokumenter.
Trin 4
Indsaml information om fordelene ved de emner, der skal løses, udarbejd et udkast til dokument. Brug stenciltekster og standardfraser og -udtryk, der traditionelt bruges i forretningsdokumenter, når du tegner. Udforsk andre dokumenter, der er udviklet i din organisation eller dit peer enterprise-system, og tag deres skrivestil som grundlag.
Trin 5
Dokumentets hovedtekst er beregnet til at fremkalde en handling, at overbevise. Det skal være begrundet og logisk. Formuleringen skal overholdes nøje juridisk. For det første er kravene til pålideligheden og objektiviteten af de præsenterede oplysninger. Teksten skal være nøjagtig og så informativ og kortfattet som muligt. Naturligvis skal der ikke være nogen grammatiske, tegnsætning eller stilistiske fejl i den. Hvis du i et dokument nævner oplysninger indeholdt i en anden kilde eller et dokument, skal du angive alle dets output.
Trin 6
Rediger kladdedokumentet og koordiner det med de personer, der er bemyndiget hertil. Derefter udarbejdes dokumentet i overensstemmelse med de accepterede normer og underskrives.
