At holde møder er en vigtig del af aktiviteterne i aktieselskaber, offentlige, sociale og andre organisationer. Mødet kan i nogle tilfælde endda være det højeste styrende organ. De spørgsmål, der tages i betragtning, har varierende betydning, men deres accept afhænger ofte af antallet af tilstedeværende. Du kan underrette alle interesserede om det kommende møde ved hjælp af en meddelelse.
Instruktioner
Trin 1
Annonceteksten er normalt ikke særlig stor, så et standard A4-ark skrivepapir er tilstrækkeligt til at placere det. Det er bedre at bruge hvidt papir til dette, da bogstaverne på det ser mere kontrasterende ud, hvilket gør teksten læsbar og selve annoncen synlig.
Trin 2
Overvej din annoncetekst. Din opgave er at holde det kort, men informativt rummeligt. Tænk over, hvad der er bedre at bruge arkets layout - stående eller liggende, hvilke skrifttyper. Husk, at teksten skal være let at læse fra en vis afstand, og der skal være margener rundt for at visuelt fremhæve den og tiltrække opmærksomhed.
Trin 3
Skriv overskriften "Meddelelse" med stort tryk og fremhæv den i farve, helst i rødt. I titeldelen skal du angive oplysninger om dato, sted og tidspunkt for begivenheden, det emne den er dedikeret til. Angiv om nødvendigt de personer, hvis initiativ det indkaldes til, og dets form. Mødet kan afholdes i form af fremmøde, fraværsafstemning eller en blandet form.
Trin 4
Hvis mødet afholdes i form af fraværsafstemning, bedes du angive fristen for accept af afstemningsresultaterne i teksten og det sted, hvor de vil blive accepteret.
Trin 5
I hoveddelen af meddelelsesteksten skal du skrive detaljeret dagsordenen for det kommende møde og om nødvendigt proceduren for foreløbig bekendtskab med de materialer og oplysninger, der vil blive drøftet på det. Angiv et sted og en adresse, hvor du kan se og studere dokumenter og materialer, der vil blive drøftet på dagsordenen for det kommende møde.
Trin 6
Vær opmærksom på, at proceduren for afholdelse af et møde i nogle tilfælde indebærer, at der offentliggøres en meddelelse om det i en bestemt periode fra datoen for udnævnelsen. Dette er en betingelse, der sikrer legitimiteten af denne begivenhed. Nogle gange indebærer rækkefølgen af besiddelse også, at bekendtgørelsen om mødet skal sendes til adressen på alle interesserede med anbefalet brev såvel som offentliggjort i medierne.
