I det moderne samfund, når hvert minuts tid er værdsat, er telefonsamtaler blevet den mest almindelige form for kommunikation blandt mennesker. Venner og bekendte, slægtninge og venner kommunikerer ved hjælp af telefonkommunikation, der føres forretningsforhandlinger. Hvordan taler jeg korrekt i telefonen?
De grundlæggende regler, der skal følges, når man taler i telefon, skal være de samme for alle medarbejdere:
- Besvar alle indgående opkald.
- Tag telefonen straks efter opkaldet uden at tvinge klienten til at ringe til anlægget i timevis.
- Når du besvarer et opkald, skal du ikke glemme at sige din hilsen, navngive organisationen og præsentere dig selv.
- Hvis den, der ringer, ikke præsenterer sig selv, skal du høfligt finde ud af navnet og patronymic med sætningen: "Hvordan kan jeg kontakte dig?"
- Du skal tale i telefonen korrekt og forsøge ikke at tillade sætninger i samtalen: "Hvad har du brug for", "Der er ingen", "Jeg ved intet." Dette underminerer institutionens prestige og forårsager en tvetydig holdning til medarbejderne, hvilket får dem til at tvivle på deres faglige kompetence.
- Hold styr på din udtale, intonation og talehastighed, og sørg for, at den, der ringer op, forstår dig godt.
- Hvis den anden telefonlinje er slået til under en telefonsamtale, skal du undskylde den første abonnent, hente modtageren og informere den anden abonnent om, at du har travlt. Sørg for at spørge ham, om han forventer, eller om du vil ringe til ham senere. Først derefter fortsætte samtalen med den første abonnent.
- Hvis den, der ringer op, beder om en medarbejder, der i øjeblikket er fraværende, skal du sørge for at undskylde og angive det tidspunkt, hvor han vil være på arbejdspladsen.
- Lyt omhyggeligt til abonnenten, prøv ikke at afbryde eller diskutere med ham. Dette er den bedste måde at få de nødvendige oplysninger fra samtalepartneren på.
- Tak for opkaldet i slutningen af samtalen.
Der er finesser, når man gennemfører telefonsamtaler med venner og familie. Glem ikke reglerne for god form. Før selve samtalen anbefaler psykologer at lave en eller to indledende sætninger og først derefter fortsætte samtalen. Spørg en ven, hvis han har fri tid til at tale i telefonen. Ifølge etikette skal samtalen stoppes af den, der ringede.
Hvis du overholder disse enkle retningslinjer, er telefonopkald en god måde for dig at kommunikere med mange mennesker.
