Pressekonferencer er en vigtig komponent i enhver virksomheds PR-aktiviteter. Takket være dem kan medierne og den interesserede offentlighed modtage opdaterede oplysninger bogstaveligt talt fra første hånd fra de officielle repræsentanter for en bestemt organisation, og ledelsen af virksomheder kan udtrykke deres holdning til de spørgsmål, der er mest vigtige for dem. Men for at pressekonferencen kan give virkelig gode resultater, skal den være ordentligt organiseret.
Instruktioner
Trin 1
Hvis du har til opgave at organisere og holde en pressekonference, skal du først og fremmest bestemme, hvilket mål du vil nå: fortæl om enhver virksomheds succes, henled offentligheden opmærksomheden på nogle problemer, præsenter en bestemt offentlig person i et vindende lys osv. P. Vælg derefter sted og tidspunkt for pressekonferencen. Husk, at disse aktiviteter bedst udføres midt i arbejdsugen (tirsdag-onsdag-torsdag) om morgenen eller eftermiddagen, men senest kl. 16.00.
Trin 2
Vælg et sted til at afholde en pressekonference baseret på din virksomheds organisatoriske kapacitet og antallet af planlagte inviterede. Bemærk, at der er tilstrækkelig plads til pressemedlemmer. Sørg på forhånd af, at der er mikrofoner i rummet, projektionsskærme (om nødvendigt) og ledig plads til installation af tv-kameraer.
Trin 3
Lav en liste over medier og organisationer, hvis repræsentanter du gerne vil se på dit arrangement. Forbered og send pressemeddelelser og invitationer mindst to uger før din planlagte begivenhed. Efter invitationerne er det tilrådeligt at ringe til adressaterne personligt og lære om deres beslutning om at deltage eller ikke at deltage i pressekonferencen. Således vil du ikke kun angive antallet af fremtidige gæster, men også minde om din begivenhed, hvis folk glemte det eller ikke modtog din pressemeddelelse.
Trin 4
Forbered det nødvendige præsentationsmateriale til alle fremtidige deltagere i pressekonferencen. En deltagers kit inkluderer normalt en kopi af pressemeddelelsen, en liste over embedsmænd, der vil tale på pressekonferencen med deres fulde navne og holdninger, en dagsorden (rækkefølge og emner for taler), reklame og reklamemateriale. Det ser meget bedre ud, hvis alt præsentationsmateriale for hver deltager er designet som et enkelt sæt i en virksomhedsmappe med organisationens logo.
Trin 5
Hvis du planlægger at indføre akkreditering for deltagere, skal du informere dem på forhånd om dette og fortælle dem, hvilke data du har brug for til det (navn, position, pasoplysninger osv.). Forbered på forhånd navneskilte til alle deltagere og kort, der skal placeres på bordene med angivelse af navnene og titlerne på højttalerne. Hvis pressekonferencen er planlagt i lang nok tid, skal du sørge for, at betingelserne for dens deltagere er behagelige: en buffet med drinks og snacks, rygerum og toiletter, planlæg tid til hvilepauser.
Trin 6
Efter pressekonferencen skal du kontakte redaktionerne for de deltagende medier og spørge om det materiale, der er lavet som et resultat af det. Bed om kopier af publikationer, hvis de ikke tidligere er aftalt.
