En telefonbesked er en kort, men vigtig besked, der sendes pr. Telefon. Således informerer de ofte om afholdelse af møder, sessioner, møder. Telefonbeskeden kan også indeholde en presserende ordre fra hovedet. Der modtages telefonbeskeder, som du modtager, og udgående, som du sender. Begge typer har et lignende design.
Instruktioner
Trin 1
I det øverste venstre hjørne af et ark placerer du det fulde navn på din organisation og om nødvendigt navnet på den strukturelle enhed, f.eks. "Administration af byen N." og Institut for Uddannelse.
Trin 2
Skriv modtageren af telefonbeskeden i øverste højre hjørne. Angiv personens position, efternavn og initialer: "Direktør for skole nr. 37 Ivanov II". Hvis der er flere adressater, er det ikke nødvendigt at angive efternavne: “Direktører for skoler i byen N.”. Vedhæft en komplet liste over institutioner, som den blev sendt til, til telefonbeskeden.
Trin 3
To linjer nedenfor placerer ordet "Telefonogram" og dets serienummer. For en udgående telefonbesked bedes du angive datoen for udarbejdelsen nedenfor.
Trin 4
Derefter følger den faktiske tekst i telefonmeddelelsen:”Den 22. februar kl. 17.00 afholdes et møde i uddannelsesafdelingen om forbedring af byens skoles aktiviteter. Tilstedeværelsen af skoleledere er strengt obligatorisk. Når du forbereder teksten i en telefonbesked, skal du undgå ord og sætninger, der er svære at forstå med øret og vanskelige at udtale. Husk, at beskeden skal være informativ og kort - ikke mere end 50 ord.
Trin 5
Når du sender en telefonbesked, skal du udtale ord tydeligt, især adresser, efternavne, navne og patronymics på mennesker, gadenavne, datoer og tidspunkter for begivenheder. I slutningen skal du sørge for at læse teksten igen og sørge for, at din samtalepartner skrev alt korrekt. Lyt omhyggeligt, når du tager en besked over telefonen. Hvis du har spørgsmål, skal du straks afklare dem.
Trin 6
Under hovedteksten er placeringen, efternavnet og initialerne for hovedet, der underskrev telefonbeskeden: "Leder af Institut for Uddannelse Petrov P. P." Det udgående dokument skal også indeholde hans personlige underskrift.
Trin 7
Nederst på siden skal du indtaste oplysninger om de ansatte, der arbejdede med telefonbeskeden. Normalt placeres placeringen, efternavnet og initialerne for den person, der sendte beskeden, hans telefonnummer på kontoret samt datoen og tidspunktet for transmissionen til venstre. Til højre er oplysninger om den person, der har accepteret dokumentet: stilling, efternavn og initialer, telefonnummer, dato og tidspunkt for optagelse.
Trin 8
En udgående telefonbesked udarbejdes i en kopi og gemmes i en speciel mappe. Det er bedre at have en indgående besked i to eksemplarer: du giver den første til lederen til videre arbejde, den anden lægger du i en mappe til opbevaring.
