Nogle breve slutter så vagt, at adressaten er forvirret: han skal læse teksten igen for at forstå essensen. På grund af mangel på tid kan modtageren smide brevet eller gøre noget for at distrahere sig selv og ikke længere dykke ned i den angivne situation. En klar, kortfattet og kompetent afslutning understreger respekt for læseren og hjælper med hurtigt at svare på en anmodning eller et krav.
Instruktioner
Trin 1
Angiv hvad du ville sige i tre punkter. Det ser ud til, at tankerne præsenteres tydeligt, men opfattelsen af information afhænger af læsernes tilstand. Genlæs derfor teksten, og skriv tre hovedtanke ned separat. Disse kan være fakta, datoer, navne osv. Følelser er ikke nødvendige her, skriv kort med få ord, for du skal bare opsummere, husk hovedpunkterne.
Trin 2
Skriv tre handlinger ned for modtageren af e-mailen. Folks reaktioner kan være uforudsigelige. Det ser ud til, at det er muligt at reagere utvetydigt på de præsenterede oplysninger, men en person gør det afhængigt af individuelle vaner og intentioner. Hvis du ikke klart angiver, hvad du forventer af læseren, vil han ikke forstå eller sige, at han ikke forstod.
Trin 3
Arranger listen fra de foregående trin i faldende rækkefølge efter betydning. Afslutningen af brevet ligner undertiden det sidste ord ved retssessionen: indtrykket af modtageren af brevet, konklusioner og konsekvenser afhænger af dette. Fjern emner fra listen, der kan udelades uden at gå på kompromis med meddelelsens betydning. Placer den resterende korte liste i slutningen af brevet, så læseren ikke går glip af noget.
Trin 4
Angiv tidsrammen. Hvis du venter på en reaktion på brevet, skal du være specifik om dine forventninger. Nogle mennesker har en tendens til at forsinke indtil det sidste, så det er ikke overflødigt at specificere et bestemt tidspunkt.
Trin 5
Efterlad dine kontaktoplysninger. Din korrespondent skal hurtigt kunne finde din telefon. Forvent dig sådanne situationer, og tag bare de nødvendige oplysninger med i brevet, selvom du er sikker på, at modtageren har det.
Trin 6
Vær høflig, sig noget rart, tak for din tid. Adressaten vil reagere mere villigt og komme hurtigere i kontakt, hvis brevet glæder ham eller holder ham fra ubehagelige oplevelser.
Trin 7
Sørg for at underskrive meddelelsen med dit navn: dette skaber følelsen af ægte kommunikation. Det er vigtigt for personen at fokusere på svaret og tage det ansvarligt. Led med et godt eksempel, og folk vil behandle dig på samme måde.
